Digitalisierung in der Entgeltabrechnung – elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 rechtssicher führen

Keine andere Fachabteilung ist in einem vergleichbaren Umfang von der Digitalisierung betroffen wie die Entgeltabrechnung. Vom DEÜV-Meldeverfahren über ELStAM bis zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurden in den vergangenen Jahren zahlreiche papiergebundene Abläufe durch digitale Verfahren ersetzt.

Doch die Entwicklung geht weiter: Ab 2027 wird das Führen elektronischer Entgeltunterlagen grundsätzlich verpflichtend. Für Arbeitgeber bedeutet dies weit mehr als das Einscannen und Speichern vorhandener Dokumente. Die gesetzlichen Vorgaben betreffen unter anderem die Form der Unterlagen, deren eindeutige Zuordnung, eine ordnungsgemäße Speicherung sowie die Anforderungen an Dokumente, für die weiterhin ein Unterschrifterfordernis besteht.

Damit rücken nicht nur die Entgeltabrechnungssysteme, sondern auch die vorgelagerten Prozesse stärker in den Mittelpunkt. Unternehmen müssen prüfen, welche Unterlagen elektronisch vorliegen müssen, wie diese rechtssicher gespeichert werden und ob die eingesetzten Systeme den Anforderungen der Sozialversicherung entsprechen. Zugleich ist eine klare Abgrenzung zwischen einer digitalen Personalakte und den gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Entgeltunterlagen erforderlich.

Was erwartet Sie in diesem Online-Kompaktkurs?

Unser Online-Kompaktkurs zeigt Ihnen, welche gesetzlichen Anforderungen ab 2027 beim Führen elektronischer Entgeltunterlagen zu beachten sind und wie sich diese rechtssicher in der betrieblichen Praxis umsetzen lassen.

Sie erfahren, welche Dokumente zu den Entgeltunterlagen gehören, in welcher Form sie gespeichert werden müssen und welche Besonderheiten bei Unterlagen mit Unterschrifterfordernis gelten. Darüber hinaus erhalten Sie konkrete Hinweise zur Überprüfung und Anpassung Ihrer bestehenden Prozesse.

Für wen ist dieser Online-Kompaktkurs besonders geeignet?

Das Seminar richtet sich in erster Linie an Fach- und Führungskräfte in der Entgeltabrechnung. Gerade dort müssen die elektronischen Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und für eine spätere Betriebsprüfung verfügbar geführt werden.

Darüber hinaus eignet sich der Online-Kompaktkurs für Mitarbeitende im Personalwesen, in der Personaladministration und im HR-Management sowie für Personen, die mit der Digitalisierung von Personalprozessen, der Dokumentenablage oder der Vorbereitung von Betriebsprüfungen befasst sind.

Besonders relevant ist das Seminar für Unternehmen, die bereits eine digitale Personalakte einsetzen oder ihre Prozesse derzeit umstellen und sicherstellen möchten, dass ihre Lösungen auch die besonderen sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen erfüllen.

Diese Inhalte werden im Online-Kompaktkurs vermittelt:

Digitalisierung der Entgeltabrechnung: Welche Verfahren wurden bereits digitalisiert und welche weiteren Entwicklungen sind zu erwarten?
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Welche Verpflichtungen gelten für Arbeitgeber?
Abgrenzung zur digitalen Personalakte: Warum reicht eine allgemeine elektronische Dokumentenablage nicht automatisch aus?
Umfang der Entgeltunterlagen: Welche Dokumente müssen elektronisch geführt und aufbewahrt werden?
Anforderungen an die Speicherung: Wie müssen Unterlagen abgelegt, bezeichnet und den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet werden?
Verfügbarkeit und Lesbarkeit: Welche Voraussetzungen gelten für die Aufbewahrung und eine spätere Betriebsprüfung?
Unterlagen mit Unterschrifterfordernis: Wann ist weiterhin eine Unterschrift erforderlich und wie können diese Dokumente elektronisch verarbeitet werden?
Gesetzliche Vorgaben: Welche Anforderungen ergeben sich aus der Beitragsverfahrensverordnung?
Betriebliche Umsetzung: Welche Prozesse, Zuständigkeiten und technischen Lösungen sollten rechtzeitig überprüft werden?

Diese Fragen beantwortet der Online-Kompaktkurs in der Praxis

Das Seminar beantwortet konkrete Umsetzungsfragen, die sich aus der verpflichtenden Digitalisierung der Entgeltunterlagen für Arbeitgeber und Entgeltabrechnung ergeben.

Welche Entgeltunterlagen müssen ab 2027 elektronisch geführt werden?
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Speicherung der Dokumente?
Wie müssen Unterlagen bezeichnet und den einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden?
Worin unterscheiden sich elektronische Entgeltunterlagen und eine digitale Personalakte?
Reicht das Einscannen von Papierunterlagen für eine rechtssichere Aufbewahrung aus?
Welche Dokumente unterliegen weiterhin einem Unterschrifterfordernis?
Wie sind unterschriebene Unterlagen elektronisch zu speichern?
Welche Anforderungen müssen Abrechnungs- und Dokumentenmanagementsysteme erfüllen?
Wie müssen elektronische Entgeltunterlagen für eine Betriebsprüfung bereitgestellt werden?
Welche betrieblichen Prozesse sollten bereits jetzt überprüft und angepasst werden?

Der Online-Kompaktkurs vermittelt Ihnen das notwendige Fachwissen, um die elektronische Führung der Entgeltunterlagen rechtzeitig vorzubereiten, bestehende Abläufe kritisch zu überprüfen und die gesetzlichen Vorgaben ab 2027 sicher in der Praxis umzusetzen.

FAQ

Welche Voraussetzungen sind sinnvoll?

Vorkenntnisse sind für dieses Seminar nicht erforderlich. Das Webinar ist ausdrücklich für Teilnehmerinnen und Teilnehmer geeignet, die sich erstmals mit dem Thema der Elektronische Entgeltunterlagen befassen oder ihr Wissen auf den aktuellen Stand bringen möchten.