Prof. Dr. Wilhelm Mülder

Die digitale Personalakte steht im Mittelpunkt dieses Seminars. Sie erfahren, welche rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen bei Einführung, Nutzung und Umstellung von Papierakten auf digitale Akten zu beachten sind. Was erwartet Sie in diesem Seminar? Dieses Seminar vermittelt die Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Einführung einer digitalen Personalakte. Im Fokus stehen die Anforderungen an Aufbau, Funktionen und Dokumentenarten sowie die Einbindung in bestehende HR-Prozesse und Softwaresysteme. Gleichzeitig behandelt das Seminar die rechtlichen und organisatorischen Fragen, die bei der Einführung und Nutzung digitaler Akten geklärt werden müssen. Darüber hinaus lernen Sie, welche Möglichkeiten die digitale Personalakte für die Personalarbeit bietet. Das Seminar zeigt, wie sich Ablage, Zugriff und Prozessgestaltung im Personalbereich verändern und welche Aspekte bei Auswahl, Beschaffung und Implementierung einer passenden Software-Lösung zu berücksichtigen sind. Für wen ist dieses Seminar besonders geeignet? Das Seminar richtet sich in erster Linie an Fach- und Führungskräfte der Abteilungen Personal, Lohn und Gehalt, Vergütungssysteme, Compensation & Benefits, Altersvorsorge, Führungskräfteentwicklung, Personalcontrolling, Finanzen, Betriebsräte, die die Einführung oder Weiterentwicklung einer digitalen Personalakte fachlich begleiten oder organisatorisch verantworten. Besonders relevant ist das Angebot für Fach- und Führungskräfte, die sich mit digitalen HR-Prozessen, Dokumentenstrukturen und rechtskonformer Umsetzung befassen. Diese Inhalte werden in diesem Seminar vermittelt Das Seminar behandelt die fachlichen, organisatorischen und technischen Themen der digitalen Personalakte in klar gegliederten Themenblöcken. Begriff, Aufbau und Funktionen der digitalen Personalakte Gründe für die Einführung digitaler Akten Anbindung an bestehende HR-Softwaresysteme Veränderte HR-Prozesse und Workflows Mitbestimmung einschließlich Dienst- und Betriebsvereinbarung Struktur und Dokumentenarten der digitalen Akte Definition der Anforderungen Auswahl des Software-Anbieters oder Dienstleisters sowie Vertragsbestandteile und Lastenheft Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf den rechtlichen und praktischen Fragen der Umsetzung. Return on Investment und wirtschaftliche Einordnung Speicherung der Daten, etwa Inhouse oder Cloud Einbindung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten Berechtigungen, Datenschutz und Datensicherheit Umgang mit Altakten und Originalen sowie Digitalisierung von Bestandsakten Schulung und Going Live Live-Präsentation zur digitalen Personalakte Rechtliche Anforderungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen und Beibehaltung der Schriftform Diese Vorteile bietet Ihnen dieses Seminar Nach dem Besuch des Seminars sind Sie in der Lage, ein entsprechendes Einführungsprojekt für eine digitale Personalakte besser einzuordnen und wesentliche fachliche Schritte gezielt vorzubereiten. Der konkrete Nutzen zeigt sich vor allem in der Verbindung aus fachlicher Einordnung und praktischer Umsetzung. Sie lernen rechtliche, organisatorische und technische Fallstricke kennen. Sie durchlaufen ein komplettes Projekt zum Umstieg von der Papierakte auf die digitale Akte. Sie erhalten praktische Tipps für die Umsetzung im Personalbereich. Sie sehen exemplarisch eine Systemlösung im Rahmen einer Live-Präsentation. Diese Fragen beantwortet das Seminar in der Praxis Das Seminar beantwortet zentrale Praxisfragen, die bei der Einführung und Organisation einer digitalen Personalakte regelmäßig auftreten. Welche Anforderungen muss eine digitale Personalakte erfüllen? Wie lässt sich eine digitale Personalakte an bestehende HR-Softwaresysteme anbinden? Welche Rolle spielen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte bei der Einführung? Wie sollten Berechtigungen, Datenschutz und Datensicherheit geregelt werden? Wie kann der Umgang mit Altakten, Originalen und Bestandsakten organisiert werden? Welche rechtlichen Anforderungen gelten, etwa bei Aufbewahrungsfristen und Schriftform? Welche Punkte sind bei Auswahl eines Software-Anbieters oder Dienstleisters zu beachten? FAQ Welches Format wird angeboten? Das Seminar wird als Online-Schulung angeboten. Wie lange dauert die Online-Schulung? Die Online-Schulung umfasst 5,5 Nettostunden. Welche Unterlagen erhalten Sie? Sie erhalten Tagungsunterlagen und eine Teilnahmebescheinigung. Falls Sie weitere Fragen haben, besuchen Sie unser FAQ

HR-Prozesse zu optimieren, ist der Schlüssel zu höherer Effizienz in der Personalwirtschaft. In diesem Online-Seminar lernen Sie bewährte Methoden und Tools kennen, um Ihre Personalprozesse systematisch zu analysieren, Schwachstellen zu erkennen und nachhaltig zu verbessern. Was erwartet Sie in diesem Seminar? In diesem Seminar zur Analyse von Personalprozessen erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Methoden und Tools zur Prozessoptimierung. Sie lernen, wie Sie Personalprozesse unter den Kriterien Zeit, Kosten und Qualität systematisch verbessern und dabei Veränderungen gezielt umsetzen. Das Seminar kombiniert theoretisches Wissen mit praktischen Fallstudien. Sie arbeiten mit modernen Modellierungsmethoden wie der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), der Prozessmatrix und der Business Process Modelling Notation (BPMN). Zusätzlich erfahren Sie, wie IT-Tools wie Workflow-Management-Systeme und Robot Process Automation (RPA) Ihre Prozessoptimierung unterstützen. Für wen ist dieses Seminar besonders geeignet? Dieses Seminar richtet sich primär an Fach- und Führungskräfte aus dem Bereich Personal, Personalcontrolling und Organisationsentwicklung. Auch IT-Verantwortliche, Personal- und Betriebsräte profitieren von den praxisorientierten Inhalten und Methoden. Ideal für alle, die: Personalprozesse systematisch analysieren und optimieren möchten Effizienzpotenziale in ihrer HR-Abteilung heben wollen Veränderungen in der Personalwirtschaft gestalten und umsetzen moderne Prozessmanagement-Methoden und -Tools kennenlernen möchten Diese Inhalte werden in diesem Seminar vermittelt Grundlagen und Analyse: Geschäftsprozesse in der Personalwirtschaft Die wichtigsten Personalprozesse und ihre Bedeutung Gründe für Veränderungen in Personalprozessen Methoden zur Prozessanalyse (EPK, Prozessmatrix, BPMN) Praktische Optimierung: Optimierungskriterien: Zeit, Kosten, Qualität Erfahrungsbericht und Best-Practice-Beispiele Konkrete HR-Prozessanalysen: Recruiting, Onboarding, Urlaubsmeldungen, Reisekostenabrechnung, Personalbeurteilung, Seminarplanung Technologische Unterstützung: IT-Tools für Prozessoptimierung (ESS/MSS, Mitarbeiterportale, Workflow-Management-Systeme) Robot Process Automation (RPA) in der Personalwirtschaft Globale vs. lokale Prozesse Service-Modelle: Shared Service Center, Insourcing und Outsourcing Personalprozessmanagement als Ausgangspunkt für neue Service-Modelle Diese Vorteile bietet Ihnen dieses Seminar Das Seminar vermittelt Ihnen konkrete, unmittelbar umsetzbare Kompetenzen: Systematische Analyse: Sie lernen, Ihre Personalprozesse strukturiert zu analysieren und Schwachstellen gezielt zu erkennen. Effizienzbewusstsein: Sie schöpfen neue Impulse für die bedarfsgerechte Allokation Ihrer Erfolgsfaktoren in der Personalarbeit. Praxisorientierung: Durch Fallstudien und Workshop-Elemente können Sie Ihre eigenen HR-Prozesse direkt im Seminar bearbeiten. Methodenkompetenz: Sie beherrschen moderne Modellierungsmethoden und können diese in Ihrer Organisation anwenden. Technologieverständnis: Sie verstehen, wie IT-Tools und RPA Ihre Prozessoptimierung unterstützen. Implementierungssicherheit: Sie erhalten Orientierung über Grenzen und Möglichkeiten der Prozessoptimierung im Personalwesen. Diese Fragen beantwortet das Seminar in der Praxis Das Seminar beantwortet konkrete Herausforderungen aus der Personalpraxis: Wie können wir unsere Personalprozesse effizienter gestalten? Welche Schwachstellen verursachen unnötige Kosten und Zeit? Wie analysieren wir Personalprozesse systematisch und strukturiert? Welche Optimierungsmethoden sind für unsere Situation geeignet? Wie setzen wir Veränderungen in der Personalwirtschaft erfolgreich um? Welche IT-Tools und Systeme unterstützen unsere Prozessoptimierung? Wie können wir Robot Process Automation (RPA) in der HR nutzen? Welche Service-Modelle (Shared Service, Outsourcing) passen zu unserer Organisation? Wie dokumentieren und modellieren wir HR-Prozesse professionell? Lernziele und Kompetenzen nach Abschluss Nach Abschluss dieses Seminars können Sie: Personalprozesse systematisch analysieren und dokumentieren Schwachstellen und Optimierungspotenziale erkennen und bewerten Prozessoptimierungen unter den Kriterien Zeit, Kosten und Qualität planen moderne Modellierungsmethoden (EPK, BPMN, Prozessmatrix) anwenden IT-Tools und Workflow-Management-Systeme zur Prozessoptimierung nutzen Robot Process Automation (RPA) als Optimierungsinstrument bewerten Veränderungen in der Personalwirtschaft gestalten und implementieren Service-Modelle wie Shared Service Center und Outsourcing bewerten FAQ Kann ich meine eigenen HR-Prozesse im Seminar bearbeiten? Ja. Der Workshop-Teil ist explizit dafür ausgelegt. Bringen Sie Ihre Personalprozesse mit – Sie erhalten direktes Feedback und praktische Optimierungsvorschläge. Welches Format wird angeboten? Das Seminar wird als Online-Schulung angeboten. Wie lange dauert das Format? Das Seminar umfasst 5,5 Nettostunden. Was erhalten Sie von uns? Sie erhalten von uns Tagungsunterlagen und eine Teilnahmebescheinigung. Falls Sie weitere Fragen haben, besuchen Sie unser FAQ