Digitale Personalakte: Anforderungen & Umsetzung

Die digitale Personalakte steht im Mittelpunkt dieses Seminars. Sie erfahren, welche rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen bei Einführung, Nutzung und Umstellung von Papierakten auf digitale Akten zu beachten sind.

Was erwartet Sie in diesem Seminar?

Dieses Seminar vermittelt die Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Einführung einer digitalen Personalakte. Im Fokus stehen die Anforderungen an Aufbau, Funktionen und Dokumentenarten sowie die Einbindung in bestehende HR-Prozesse und Softwaresysteme. Gleichzeitig behandelt das Seminar die rechtlichen und organisatorischen Fragen, die bei der Einführung und Nutzung digitaler Akten geklärt werden müssen.

Darüber hinaus lernen Sie, welche Möglichkeiten die digitale Personalakte für die Personalarbeit bietet. Das Seminar zeigt, wie sich Ablage, Zugriff und Prozessgestaltung im Personalbereich verändern und welche Aspekte bei Auswahl, Beschaffung und Implementierung einer passenden Software-Lösung zu berücksichtigen sind.

Für wen ist dieses Seminar besonders geeignet?

Das Seminar richtet sich in erster Linie an Fach- und Führungskräfte der Abteilungen Personal, Lohn und Gehalt, Vergütungssysteme, Compensation & Benefits, Altersvorsorge, Führungskräfteentwicklung, Personalcontrolling, Finanzen, Betriebsräte, die die Einführung oder Weiterentwicklung einer digitalen Personalakte fachlich begleiten oder organisatorisch verantworten. Besonders relevant ist das Angebot für Fach- und Führungskräfte, die sich mit digitalen HR-Prozessen, Dokumentenstrukturen und rechtskonformer Umsetzung befassen.

Diese Inhalte werden in diesem Seminar vermittelt

Das Seminar behandelt die fachlichen, organisatorischen und technischen Themen der digitalen Personalakte in klar gegliederten Themenblöcken.

• Begriff, Aufbau und Funktionen der digitalen Personalakte
• Gründe für die Einführung digitaler Akten
• Anbindung an bestehende HR-Softwaresysteme
• Veränderte HR-Prozesse und Workflows
• Mitbestimmung einschließlich Dienst- und Betriebsvereinbarung
• Struktur und Dokumentenarten der digitalen Akte
• Definition der Anforderungen
• Auswahl des Software-Anbieters oder Dienstleisters sowie Vertragsbestandteile und Lastenheft

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf den rechtlichen und praktischen Fragen der Umsetzung.

• Return on Investment und wirtschaftliche Einordnung
• Speicherung der Daten, etwa Inhouse oder Cloud
• Einbindung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten
• Berechtigungen, Datenschutz und Datensicherheit
• Umgang mit Altakten und Originalen sowie Digitalisierung von Bestandsakten
• Schulung und Going Live
• Live-Präsentation zur digitalen Personalakte
• Rechtliche Anforderungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen und Beibehaltung der Schriftform

Diese Vorteile bietet Ihnen dieses Seminar

Nach dem Besuch des Seminars sind Sie in der Lage, ein entsprechendes Einführungsprojekt für eine digitale Personalakte besser einzuordnen und wesentliche fachliche Schritte gezielt vorzubereiten.

Der konkrete Nutzen zeigt sich vor allem in der Verbindung aus fachlicher Einordnung und praktischer Umsetzung.

• Sie lernen rechtliche, organisatorische und technische Fallstricke kennen.
• Sie durchlaufen ein komplettes Projekt zum Umstieg von der Papierakte auf die digitale Akte.
• Sie erhalten praktische Tipps für die Umsetzung im Personalbereich.
• Sie sehen exemplarisch eine Systemlösung im Rahmen einer Live-Präsentation.

Diese Fragen beantwortet das Seminar in der Praxis

Das Seminar beantwortet zentrale Praxisfragen, die bei der Einführung und Organisation einer digitalen Personalakte regelmäßig auftreten.

• Welche Anforderungen muss eine digitale Personalakte erfüllen?
• Wie lässt sich eine digitale Personalakte an bestehende HR-Softwaresysteme anbinden?
• Welche Rolle spielen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte bei der Einführung?
• Wie sollten Berechtigungen, Datenschutz und Datensicherheit geregelt werden?
• Wie kann der Umgang mit Altakten, Originalen und Bestandsakten organisiert werden?
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten, etwa bei Aufbewahrungsfristen und Schriftform?
• Welche Punkte sind bei Auswahl eines Software-Anbieters oder Dienstleisters zu beachten?

FAQ

Welches Format wird angeboten?

Das Seminar wird als Online-Schulung angeboten.

Wie lange dauert die Online-Schulung?

Die Online-Schulung umfasst 5,5 Nettostunden.

Welche Unterlagen erhalten Sie?

Sie erhalten Tagungsunterlagen und eine Teilnahmebescheinigung.

Falls Sie weitere Fragen haben, besuchen Sie unser FAQ