alga-Kolleg – Payroll-Management für Führungskräfte
Mehr als Fachwissen: Wie Führungskräfte interne Prozesse effizient steuern
In der Entgeltabrechnung werden den Verantwortlichen meist ausreichend Fortbildungsmöglichkeiten zu den nötigen Fachthemen angeboten, z. B. Seminare zu neuen steuerlichen Regelungen. Worauf die betroffenen Führungskräfte nicht vorbereitet werden, ist das Managen von Veränderungen in den internen Abläufen und das Steuern von Kosten.
Dieses Seminar gibt Ihnen Handlungsvorschläge an die Hand, auf einfache und sofort umsetzbare Art die Effizienz von Prozessen zu untersuchen, die eigene Organisationsform zu hinterfragen, Risiken dabei im Auge zu behalten und letztlich Kosten zu sparen – natürlich ohne Qualitätsverlust, denn dieser würde nicht akzeptiert werden.
Um die Praxisnähe zu unterstützen, ergänzen wir die einzelnen Seminarschritte durch eine Fallstudie, die die Ergebnisse abzusichern hilft.
Technische Hinweise für Teilnehmerinnen und Teilnehmer unserer Online-Schulung
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät über eine funktionierende Audioausgabe verfügt. Wenn Sie aktiv teilnehmen möchten, benötigen Sie zusätzlich ein Mikrofon – für eine sichtbare Teilnahme auch eine Kamera.
Ihren persönlichen Zugangslink zum virtuellen Seminarraum erhalten Sie rechtzeitig vor Beginn der Schulung per E-Mail. Bitte folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail und betreten Sie den virtuellen Raum pünktlich zur vereinbarten Zeit.
Hinweis zur Durchführung und Stornierung von Veranstaltungen
Der Veranstalter behält sich vor, Präsenzseminare bis zu 14 Tage und Online-Schulungen bis zu 2 Tage vor Veranstaltungsbeginn abzusagen. Bei unzureichender Teilnehmerzahl für eine Präsenzveranstaltung kann das Seminar alternativ als Online-Schulung durchgeführt werden.
Über welches spezielle Wissen muss eine Führungskraft/ein Abrechnungsverantwortlicher jenseits der Fachthemen verfügen?
Wie kontrolliert die Führungskraft, ob die Entgeltabrechnung effizient und gut organisiert arbeitet?
Wie optimiert die Führungskraft die Abläufe, sodass der Bereich im Marktvergleich bestehen kann?
Einsparungspotenziale in der Entgeltabrechnung
- Prozessbetrachtung/Prozessoptimierung
- Situationsanalyse/Aufgaben der Abrechnung
- Effizienzsteigerung/Kostenreduzierung
- Standardisierung vs. Individualisierung
- Automatisierung/Auslagerung
Management eines Internen Kontrollsystems
- Situationsanalyse
- Einführung eines IKS
- Muster des Aufbaus eines IKS
- Muster eines IKS-Leitfadens
- Risikobereiche/Besonderheiten/Fehlertoleranzen
- Zusammenarbeit mit interner Revision und Wirtschaftsprüfer/innen
1. Tag: Einsparungspotenziale in der Entgeltabrechnung erkennen und heben
(mit Praxisbeispielen und einer konkreten Aufgabenstellung)
Situationsanalyse
- Aufgabenstellung
- Analyse Ist-Situation
- Hinführen zu einem vorgegebenen Ergebnis
- Absichern des Ergebnisses
Prozessbetrachtung
- Prozessbeschreibung
- Tätigkeitsanalyse
- Ablaufuntersuchungen
- Umsetzung von Prozessänderungen
- Gefahren bei Ablaufänderungen
- Selbst- und Gruppenarbeit und Analyse
- Fremdbeispiele und Erkenntnisse daraus
Organisationsformen im Entgeltbereich
- Grundsätzliches (Verantwortung, Kompetenz, Abwicklung in einer Hand)
- Organisationsformen in der Entgeltabrechnung
- Life-Cycle-Organisation (Gruppe Eintritt, Gruppe Austritt, Gruppe KV etc.)
- Zuständigkeit nach Lohnkonten (und Unterformen mit Teilspezialisierung)
- Zuständigkeit nach der Unternehmensorganisation
- Shared-Service-Center
- Outsourcing
- Offshoring
- Bewertung der einzelnen Organisationsformen
Risikobetrachtung
- Risikoeinschätzung bei den angestrebten Veränderungen
- Sammlung der Risiken und Bewertung
Automatisierungsmöglichkeiten
- Self Services
- Automatisierte Massenerfassungen
- Rein maschinelle Erfassungsmöglichkeiten (u.a. Robotic/RPA)
- Digitalisierung
- Papierloses Büro umsetzen
Benchmarking
- Quellen für das Benchmarking
- Ermittlungsmethoden für Kostenvergleiche
- Auswertung von Vergleichen und Erkenntnisse
Analyse der Kosten für eine Gehaltsabrechnung
- Struktur einer möglichen Kostenplanung
- Beeinflussbarkeit der einzelnen Kostenblöcke
- Abhängigkeit von Kosten - Qualität - Service
2. Tag: Management eines Internen Kontrollsystems (IKS)
- Aufbau eines Kontrollsystems
- Umsetzung wirkungsvoller Kontrollen
Haben Sie sich schon einmal die folgenden Fragen gestellt?
- Wie sicher ist die Gehaltsabrechnung meiner Firma?
- Wie fehlerfrei arbeiten meine Mitarbeiter?
- Wie kann ich eine korrekte Gehaltsabrechnung sicherstellen?
- Was sind die relevanten gesetzlichen Vorschriften?
- Wir kontrollieren doch schon, reicht das nicht aus?
- Wie gehe ich an das Thema "Aufbau eines IKS" heran?
- Wie kann ich ein möglichst lückenloses Kontrollsystem aufbauen?
- Auf welche Risiken muss ich achten und wo liegen diese?
- Kann ich bei Missachtung mit Bußgeld belegt werden?
- Wie kann ich nachweisen, dass ich ausreichen kontrolliere?
Inhalte
Einleitung: Definition, Aufgaben und Ziele eines IKS
Einführung in das Interne Kontrollsystem (IKS)
- Komponenten, Regelungsbereiche
- Organisation, Rechtsgrundlagen
Betrachtung der Prozessgruppen und Inhalte
Muster des Aufbaus eines IKS auf Prozess-Ebene
- Kontrollmatrix, Prozessbewertung
- Risikoanalyse, Kontrollmaßnahmen
- Verantwortlichkeiten
- Kontrollmatrix, Prozessbewertung
- Risikobewertung, Kontrollmaßnahmen
- Verantwortlichkeiten
- Muster eines IKS-Leitfadens
- Beispiele eines Kontrollleitfadens
Compliance-Regelungen im HR-Bereich
Netto-Unterrichtsstunden: 11 h
Vortragsmethode: Vortrag, Fallstudie, Handlungsanleitungen und Musterdokumente, Teilnehmerfragen und -austausch
Am Ende der Veranstaltung wird eine Teilnahmebescheinigung ausgeteilt.
1.Tag:
Sie wissen, ob Ihre Entgeltabrechnung im Marktvergleich bestehen kann oder welche Ansatzpunkte für eine Effizienzsteigerung Sie morgen in die Umsetzung geben können. Sie bekommen Ideen zu den gesetzlich geforderten Aufgabenstellungen und was Ihre Einheit zusätzlich derzeit übernommen hat. Sie können Aussagen treffen, welche Automatisierungen in Ihrer Einheit möglich und sinnvoll sind.
2. Tag:
Dieses Seminar soll „Ordnung“ in das vorhandene Kontrollsystem bringen, nicht abgedeckte Risiken analysieren helfen und gesetzliche Erfordernisse z.B. nach Dokumentation erfüllen. Sie erstellen einen Kontrollleitfaden, den Sie – angepasst an Ihre betrieblichen Abläufe – für Revision oder Wirtschaftsprüfer verwenden können.
1.100,00 €*