Datenschutzmanagement-Software

DataAgenda DatenschutzManager 2.0 Grundversion webbasiertes Management System Datenschutz einfach organisiert! Der DataAgenda Datenschutz Manager powered by GDD unterstützt Datenschutzverantwortliche in Unternehmen dabei, alle relevanten Maßnahmen zu erfassen, zu verwalten und zu dokumentieren sowie ihre Rechenschaftspflicht gemäß DS-GVO zu erfüllen. Ihre Vorteile: professionelle Schritt-für-Schritt Anleitung mit vielen Vorlagen einfaches Erfassen, Verwalten und Dokumentieren aller Datenschutzmaßnahmen effektive Zusammenarbeit aller verantwortlichen Stellen besonders für externe DSBs geeignet: Alle Mandanten separat in einem System Version 2.0 jetzt mit Assistenten, Erweiterte Funktionalitäten, Überarbeitetes Design, Dashboard Inhalte Der DataAgenda Datenschutz Manager führt Sie wie ein Guide durch alle wichtigen Themengebiete der DS-GVO: Stammdaten des Mandanten Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) Allgemeines Löschkonzept Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) VVT für Auftragsverarbeiter Standardisierte Schwellwert-Analyse Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Joint Controllership Sie haben Interesse am DataAgenda DatenschutzManager 2.0 Grundversion Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie Ihren kostenfreien Testzugang an! Hinweis zur Datenverarbeitung / Auftragsverarbeitung Bei Bestellung des Produkts erfolgt eine Weiterleitung Ihrer Daten an unseren Kooperationspartner L&I IT-Solutions GmbH & Co. KG zum Zweck der Auftragserfüllung. Weiterhin erhalten Sie die zum Betrieb der Software notwendige Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sowie den Software-Lizenzvertrag ebenfalls von L&I IT-Solutions GmbH & Co. KG. Eine Hotline für technischen Support ist Werktags von 9 bis 16 Uhr besetzt. Eine firmenindividuelle serverbasierte Lösung bieten wir Ihnen auf Anfrage gerne an. DataAgenda Datenschutz Manager 2.0 – Funktionen Mit der Grundversion des DataAgenda Datenschutz Manager erfassen, verwalten und dokumentieren Sie alle Maßnahmen zum Datenschutz und erfüllen so Ihre Rechenschaftspflichten gemäß DS-GVO. Paket Grundversion Lizenzdauer 1 Jahr Kollaboration (Gemeinsame Arbeit)   Zusätzliche Mandanten anlegen   Englisches Sprachpaket Modul   Auf Funktionsebene Enthaltene Verwaltungsmodule TOMs erstellen Löschfristen erstellen VVT erstellen VVT Schwellwertanalyse erstellen DSFA erstellen VVT für Auftragsverarbeiter erstellen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erstellen und/oder hochladen Joint Controllership Dokumente erstellen und/oder hochladen Drucken Drucken der angezeigten Berichte Stammdaten / Benutzerverwaltung Stammdaten einpflegen Weitere Benutzer anlegen Berechtigungen für weitere Benutzer anlegen Mandanten Mehrere Mandanten verwalten Mandanten kopieren VVTs für mehrere Mandanten nutzbar machen Dokumentation / Archiv TOMs archivieren Löschfristen archivieren VVTs archivieren DSFA archivieren VVT für Auftragsverarbeiter archivieren Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung archivieren Joint Controllership Dokumente archivieren Textvorlagen anpassen Dokumentation Dateiablage Durchgeführte Datenschutz-Schulungen Erstellte Datenschutz-Jahres-Berichte Dokumentation der Datenschutz-/Sicherheitsvorfälle Dokumentation der Anfragen Betroffener Dokumentation der Audit-Berichte Export Export nach Word Export nach Excel Export nach PDF Export nach CSV FAQs Mandantenfähigkeit Besteht eine generelle Möglichkeit für externe Datenschutzbeauftragte zur Mandantenverwaltung und zur Collaboration mit Kunden? Bei externen DSB ist dieser der Admin des Systems und jeder einzelne Kunde ein Mandant. Innerhalb dieses Mandanten kann der externe Datenschutzbeauftragte die DS-Koordinatoren einzeln für bestimmte Verfahren berechtigen. Kann auch ein „Mandantenlogin" erfolgen? Selbstverständlich kann sich der Mandant als verantwortliche Stelle selbst in den DataAgenda Datenschutz Manager einloggen. Sollte/Muss der Mandant auf den Inhalt der Software ebenfalls (lesenden) Zugriff haben? Da der Mandant verantwortliche Stelle ist, hat er auch das Anrecht auf zumindest lesende Berechtigung. Wenn der Mandant schreibenden Zugriff hat, werden die Einträge protokolliert / aufgezeichnet? Die Eingaben jedes Berechtigten werden protokolliert. Ist die Software konzernfähig? Natürlich, dann ist jede Konzern-Gesellschaft ein eigener Mandant. Speziell für größere Unternehmen haben wir auch die Server-basierte Inhouse-Lösung im Angebot. Collaboration Kann die Software auch von mehreren Personen im Unternehmen genutzt werden? … Können Workflows abgebildet werden? Es handelt sich um ein echtes Collaboration-Tool. Die Datenschutz-Organisation im Unternehmen erfasst im Rahmen der vergebenen Berechtigungen die einzelnen Daten, die anschließend im DataAgenda DatenschutzManager ihren Niederschlag finden und vom Datenschutzbeauftragten inhaltlich geprüft werden können. Automatische Workflows gibt es zur Zeit keine, aber durch die Stati „in Produktion" etc. sieht man in der Gesamtliste sofort, welches Verfahren noch offen und welches fertig ist. Wie viele Mitarbeiterlizenzen sind möglich? … Wie wird die „Dokumentation" sichergestellt? Die Anzahl der Mitarbeiter-Berechtigungen ist zurzeit grundsätzlich nicht limitiert. Das heißt konkret, dass Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend eintragen können. Das System speichert jede Änderung an einem Verfahren automatisch. Ablage eigener Unterlagen und eigene Ergänzungen Können eigene Musterverträge abgelegt werden? Eigene Musterverträge können grundsätzlich immer hochgeladen werden. Was ist, wenn bspw. eine Datenkategorie fehlt? Kann der Katalog ergänzt werden? Ja, wie in jedem „Auswahl-Bereich" lassen sich stets zusätzlich zu den bereits vorgegebenen Beispielen eigene Definitionen per Klick einfügen. Wie sieht es mit dem Import von bestehenden Dokumenten (Excel, Word etc.) aus? Bestehende Dokumente können grundsätzlich hochgeladen werden, damit Sie ein einheitliches digitales Dokumenten-Archiv für das Thema Datenschutz haben. Aktualisierung Erfolgt beim DataAgenda Datenschutz Manager bei Gesetzesänderungen eine inhaltliche Anpassung? Sollten sich gesetzliche Änderungen ergeben oder aktuelle Gerichtsurteile die Handhabung beeinflussen, werden im Rahmen eines neuen Releases entsprechende Anpassungen durchgeführt. Übernahme der Daten aus meinem Testaccount Ist eine Übernahme der Daten aus dem Testaccount möglich, wenn wir diese Lösung buchen? Bei einem Testaccount arbeiten Sie in einer Vollversion, die automatisch nach 30 Tagen abgeschaltet wird. Die Testversion ist grundsätzlich aus Datenschutzgründen als anonyme Lösung mit Dummy-Daten zu befüllen. Wenn Sie die Testumgebung mit personenbezogenen und unternehmensinternen Daten befüllen möchten, bitten wir Sie, uns die beigefügte AV-Vereinbarung unterschrieben zukommen zu lassen. Das hätte für Sie den Vorteil, dass Sie während oder zum Ende der Testphase die Lizenz erwerben können und Ihre aufgebauten Daten erhalten bleiben. Dokumentation In welcher Form werden Änderungen an aktiven Dokumentationen protokolliert? Die bei der Ablage gezeigten archivierten Dokumente sind grundsätzlich nach Datum versioniert. Änderungen können nicht änderbar je Verfahren eingeblendet werden, zusätzlich zur Ablage. Ist die Verwaltung von Datenschutzverletzungen auch möglich? Hierfür ist ein separates Ablage-Modul vorgesehen. Es ist zu unterscheiden zwischen den meldepflichtigen/nicht meldepflichtigen Verletzungen. Beide müssen aber dokumentiert werden. Wie funktioniert die Versionierung bei Änderungen, insbesondere im VVT bzgl. Verfahrensänderungen? In der Ablage der Software haben Sie die Startversion mit Datum xx, das neue, überarbeitete Dokument mit Datum yy ist dann die derzeit gültige Version, die als solche auch in der Ablage erscheint. Ist eine Versionierung der TOMs in der DS-GVO vorgeschrieben? Nach der DS-GVO sind Sie verpflichtet, technisch-organisatorische Maßnahmen dem jeweiligen Stand der Technik anzupassen. Von daher bedarf es auch hier einer Versionierung. Wie wird eine DSFA unterschrieben? Digital/analog? Die Unterschrift erfolgt grundsätzlich analog, wir bieten aber auch die Möglichkeit eines digital signierten pdf-Dokuments.