Personalprozesse datenschutzkonform organisieren

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Datenschutz hat in der Personalarbeit eine besondere Bedeutung, denn hier werden in vielfältigen Zusammenhängen und Prozessen Daten der Beschäftigten erhoben, verarbeitet und genutzt.

Daher gehören einerseits gute Kenntnisse des Datenschutzes zum Basiswissen derjenigen, die mit Beschäftigtendaten umgehen, insbesondere bei Personalmitarbeitern. Andererseits müssen die betrieblichen Datenschutzbeauftragten gute Kenntnisse über die Personalarbeit sowie die vielschichtigen Personalprozesse erwerben, um den im Unternehmen praktizierten Umgang mit Personaldaten beurteilen zu können.

Die Ausprägung und die Anzahl der Personalprozesse sind abhängig von Größe, Struktur und Organisation des jeweiligen Unternehmens. Im Rahmen der Veranstaltung soll erarbeitet werden, wo und wie Personalprozesse identifiziert werden können. Im nächsten Schritt werden die für die datenschutzrechtliche Bewertung und Gestaltung relevanten Parameter identifiziert. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die vielfältigen Formen des Outsourcings.

Anhand von ausgewählten Personalprozessen wird das Vorgehen erläutert und diskutiert.

Auch werden die Auswirkungen der DS-GVO auf die Personalarbeit intensiv behandelt.

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Arnd Fackeldey

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Personalprozesse im Überblick
Datenschutzrelevante Dimensionen bei Personalprozessen
Besonderheiten bei der Auslagerung von Personalprozessen an Dritte (Outsourcing)
Auswirkungen der DS-GVO
Verarbeitungsdokumentation und Nachweise

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Datenschutzbeauftragte, Fach- und Führungskräfte im Personalbereich

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Personalprozesse im Überblick

Dimensionen der Personalarbeit und Einflussfaktoren
Gesamt-Prozessmodel Personal ("Landkarte der Personalprozesse")
Teilprozesse und Aufgaben - Bezug zum Datenschutz
Klassifizierung von Personalprozessen
Beschäftigtendaten in Personalprozessen
Personalaktendaten

Datenschutzrelevante Dimensionen in Personalprozessen

Rechtliche Aspekte, z.B. Zulässigkeit, Angemessenheit, Mitbestimmung/Betriebsvereinbarungen, Transparenzpflichten
Technische und organisatorische Rahmenbedingungen z.B. Anwendungen, Infrastruktur
Meldepflichten bei Datenverlusten

Besonderheiten bei der Auslagerung von Personalprozessen an Dritte (Outsourcing)

Auftragsdatenverarbeitung (Definition und Konsequenzen)
Datenverarbeitung im Konzern
Internationaler Datentransfer
Technische und organisatorische Maßnahmen der Datensicherheit

Auswirkungen der Datenschutz-Grundverordnung

Anwendungsbereich und Zweckbindung
Rechte der Beschäftigten
Datenschutz-Folgenabschätzung und Risikoanalyse bei neuen Verfahren
Erweiterte Dokumentationspflichten
Geänderte Bedingungen bei Outsourcing
Neuer Beschäftigtendatenschutz
Mögliche Sanktionen

Vorgehen bei der Datenschutzuntersuchung von Personalprozessen

Beispielhafte Prozesse, wie Personalplanung, Recruiting-/Bewerbungsprozess, Entgeltabrechnung, Mitarbeiterbeurteilung,
Reisekostenabrechnung u.a.

Verfahrensdokumentation

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Verträge mit Dienstleistern
Nachweismöglichkeiten bei Personalprozesse

Netto-Unterrichtsstunden: 5,5 h

Vortragsmethode: Vortrag, Prozessanleitungen, Best Practice, Teilnehmerfragen und -austausch

Am Ende der Veranstaltung wird eine Teilnahmebescheinigung ausgeteilt.

Fortbildungsveranstaltung gem. Art. 38 Abs. 2 DS-GVO/§§ 5, 6, 38 BDSG

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Das Seminar vermittelt einen Überblick über die vielschichtigen Prozesse im Bereich der Personalarbeit. Sie erhalten eine Anleitung, wie Sie die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen effizient analysieren und datenschutzgerecht gestalten können.