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EDITORIAL LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 Outsourcing – ein Blick in die Zukunft Markus Stier, Chefredakteur geht es Ihnen in der letzten Zeit auch so, dass Sie bei den vielen Änderungen das Gefühl haben, den Überblick zu verlieren? Zusätzlich wird es immer schwieriger, Fachkräfte zu finden und zu binden. Viele Unternehmen suchen daher nach Wegen, ihre Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizienter zu nutzen. Eine Lösung, die dabei in den Fokus rückt, ist das Outsourcing. Besonders im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Outsourcing eine entscheidende Entlastung darstellen. Warum? Outsourcing bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während spezialisierte Dienstleister bestimmte Aufgaben übernehmen. Aber wie bei jeder strategischen Entscheidung gibt es auch hier viele Aspekte zu beachten. Es geht nicht nur darum, Aufgaben auszulagern, sondern dies auf eine Weise zu tun, die langfristig Mehrwert schafft. Die Wahl des richtigen Partners ist dabei entscheidend. Ein erfahrener Outsourcing-Dienstleister bringt nicht nur das nötige Fachwissen mit, sondern sorgt auch dafür, dass gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden. Das Risiko kann das Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung entstehen kann minimiert werden und auch Kosten könn- ten gesenkt werden. Natürlich ist Outsourcing kein Allheilmittel. Es erfordert sorgfältige Planung und eine klare Vorstellung davon, welche Ziele erreicht werden sollen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das Outsourcing tatsächlich zu einer Verbesserung der Unternehmensprozesse führt. In diesem Special möchten wir Ihnen verschiedene Ansätze und Strategien des Outsourcings näherbringen und wir werfen einen Blick auf aktuelle Trends, stellen Ihnen erfolgreiche Praxisbeispiele vor und zeigen, wie Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit den richtigen Partnern nachhaltig profitieren können. Viele Freude bei der Lektüre.

4 4 OUTSOURCING OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 INHALT OUTSOURCING 6 Vereinfachung der globalen Gehalts- abrechnung für internationale Unternemen Zentralisierung 8 Global Payroll Outsourcing Chancen, Herausforderungen und Brancheneinblicke Lohnabrechnung 10 Outsourcen: Lohnt sich das? 12 SAP HCM Payroll Outsourcing Mit zertiﬁzierbarer Qualität SERVICE ANBIETERÜBERSICHTEN 14 Europaweites Payroll-Outsourcing/Nearshoring 16 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 OUTSOURCING OUTSOURCING 5 5 IMPRESSUM Chefredaktion: Markus Stier Telefon 02234 98949-30 redaktion-lug(at)datakontext.com Redaktion: Janette Rosenberg (stellvertr. CR) Jürgen Heidenreich (stellvertr. CR) Online-Redaktion: Jessica Herz (Leitung Online) Telefon 02234 98949-80 jessica.herz(at)datakontext.com Lisa Bieder Konstantin Falke Silvia Klüglich Janek Mazac, Philip Meyer Chiara Schönbrunn Verlag: DATAKONTEXT GmbH Augustinusstraße 11 A 50226 Frechen-Königsdorf Telefon 02234 98949-0 Fax 02234 98949-32 www.datakontext.com www.lohnundgehalt-magazin.de Vertrieb/Herstellung: Dieter Schulz Telefon 02234 98949-99 dieter.schulz(at)datakontext.com Abo-Service: Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH Abonnentenservice: Tel. 089 2183-7110 aboservice(at)hjr-verlag.de Abonnement: Jahresabonnement: 164,00 Euro Einzelheft: 22,00 Euro Jeweils inkl. Versandkosten MwSt. im Preis enthalten Mediaberatung: Petra Priggemeyer Telefon 02234 98949-67 petra.priggemeyer(at) datakontext.com Gestaltung und Satz: M-O-P-S, Kirsten Pfaff kirsten.pfaff(at)posteo.de Druck: Graﬁsches Centrum Cuno GmbH & Co. KG Erscheinungsweise: 8 Ausgaben pro Jahr Erscheinungsweise, Bezugspreise und -bedingungen: Abonnement und Bezugspreis beinhalten die Printausgabe sowie eine Lizenz für das Online-Archiv. Die Bestandteile des Abonnements sind nicht einzeln kündbar. Druckauﬂage: 6.200 Stück 33. Jahrgang 2022 ISSN 0172-9047 Nachdruck: Nachdruck nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlages und unter voller Quellen- angabe. Für eingescannte Manu- skripte und Bildmaterialien, die nicht ausdrücklich angefordert wurden, übernimmt der Verlag keine Haf- tung. Der Abonnementspreis wird im Voraus in Rechnung gestellt. Das Abonnement verlängert sich zu den jeweils gültigen Bedingungen um ein Jahr, wenn es nicht mit einer Frist von acht Wochen zum Ende des Bezugszeitraums gekündigt wird.

6 OUTSOURCING Advertorial LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 Zentralisierung Vereinfachung der globalen Gehaltsabrechnung für in- ternationale Unternehmen D ie Gehaltsabrechnung inter- nationaler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellt Unter- nehmen vor erhebliche Herausfor- derungen aufgrund der vielfältigen rechtlichen und steuerrechtlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern. Dies erfordert oft einen hohen Zeitaufwand und Ressourcen- einsatz seitens der Personalabteilun- gen. Ein zentraler Dienstleister, der diese Prozesse standardisiert und konsolidiert, kann hierbei signifi- kante Vorteile bieten. Typische Beschäftigungsmodelle wie lokale Festanstellungen, Arbeit- nehmerüberlassung durch Emplo- yer-of-Record-Dienstleister und Fre- elancer-Verträge unterliegen jeweils unterschiedlichen steuer- und sozi- alversicherungsrechtlichen Bestim- mungen, deren genaue Einhaltung essenziell ist, um finanzielle und rechtliche Risiken zu minimieren. Besonders herausfordernd gestaltet sich die Gehaltsabrechnung, wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbei- ter in verschiedenen Ländern tätig sind. Oftmals setzen Unternehmen hierfür lokale Dienstleister ein, was zu einem komplexen Geflecht aus verschiedenen Systemen führt und die Personalabteilungen zusätzlich belastet. Kontaktieren Sie uns, um gemein- sam die passenden Lösungen für Ihre internationalen HR-He- rausforderungen zu finden, oder besuchen Sie uns dieses Jahr auf der Zukunft Personal Europe in Köln (Halle 4.2 – Stand I.61). Eine Lösung bietet die Zusammen- arbeit mit einem Dienstleister, der sämtliche Prozesse rund um die internationale Mitarbeiterbeschäfti- gung zentralisiert. Dieser kann nicht nur die Gehaltsabrechnung stan- dardisieren, sondern auch einheit- liche Reporting-Formate sowie eine zentrale Ansprechperson bereitstel- len. Dies ermöglicht Unternehmen eine transparente Verwaltung aller relevanten Daten und eine effektive Risikominimierung. Die Global Payroll kann als flexib- le Serviceplattform auch über die reine Gehaltsabrechnung hinausge- hen und weitere Dienstleistungen wie eine Beratung zur Gründung von Auslandsniederlassungen, eine steuerliche Beratung und die Finanzbuchhaltung umfassen. Diese integrierte Betreuung hilft Unter- nehmen, ihre globalen Aktivitäten effizient zu gestalten und rechtliche Risiken zu minimieren. Als führendes internationales Payroll- und Unternehmensdienst- leistungsunternehmen mit globaler Präsenz und umfassender Expertise unterstützt Vistra Unternehmen dabei, die Herausforderungen der globalen Gehaltsabrechnung zu bewältigen und effiziente Lösungen zu finden. n Kontaktdaten/Daten zum Autor: Sebastian Fuß Manager – Steuerberater sebastian.fuss@vistra.com Vistra GmbH & Co KG. WpG Im Klapperhof 7–23 50670 Köln Tel.: +49 221 800 508 0 www.vistra.com

8 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 Chancen, Herausforderungen und Brancheneinblicke Global Payroll Outsourcing Komplexe und zeitaufwendige Geschäftsprozesse effizient zu gestalten, ist im- mer eine Herausforderung für Unternehmen. Der Prozess der Lohn- und Gehalts- abrechnung bei besonders großen Unternehmen, vor allem mit internationalen Standorten, stellt eine erhebliche administrative Last dar. erbracht werden, die in hoch entwi- ckelten Ländern anfallen würden. Fokussierung auf die Kernkom- petenzen: Durch das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzen- trieren. Die Zeit und die Ressourcen, die sonst in die Verwaltung dieses komplexen Prozesses fließen wür- den, können nun in die strategische Weiterentwicklung des Unterneh- mens investiert werden. Zugang zu Expertenwissen: Externe Dienstleister sind häufig Experten auf ihrem Gebiet und stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen in den verschiede- nen Ländern. Unternehmen können somit sicherstellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen immer den aktuellen rechtlichen Bestim- mungen entsprechen. Herausforderungen und potenzielle Nachteile Jedes Land hat eigene gesetzliche Regelungen und Anforderungen bezüglich der Lohn- und Gehaltsab- rechnung. Diese zu kennen, ist eine Herausforderung, für alle – gerade D aher greifen immer mehr Unternehmen auf inter- nationales Outsourcing zurück, um diese Aufgaben von spezialisierten Dienstleistern erle- digen zu lassen. Diese Dienstleister übernehmen die Abwicklung der Gehaltszahlungen für Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Ländern. Sie sorgen dafür, dass alle Abrechnungen den lokalen gesetz- lichen Anforderungen entsprechen, Steuern korrekt abgeführt werden und Sozialleistungen ordnungsge- mäß verwaltet werden. Wichtige Aspekte des Global Payroll Outsourcing Der Prozess umfasst die Auslage- rung der gesamten oder eines Teils der Lohn- und Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister. Diese Dienstleister übernehmen Aufgaben wie die Berechnung von Gehältern, die Einhaltung von Steuervorschrif- ten, die Verwaltung von Sozial- leistungen und die Erstellung von Berichten. Nutzen und Vorteile Kosteneinsparungen: Unterneh- men können oft erhebliche Kosten einsparen. Die Lohn- und Gehalts- abrechnung ist ein arbeitsintensiver Prozess, der spezialisierte Kenntnis- se und Payroll-Software erfordert. In Ländern mit niedrigeren Lohn- kosten können diese Dienstleistun- gen zu einem Bruchteil der Kosten

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 OUTSOURCING 9 wenn Unternehmen in mehreren Ländern tätig sind. Regeln müssen schließlich beachtet werden! Allein in Deutschland gibt es häufige Änderungen und neue gesetzliche Vorgaben. Auf internationaler Ebene wird diese Komplexität nochmals verstärkt. Outsourcen heißt auch, die Kontrolle über einen kritischen Geschäftspro- zess abzugeben. Dies kann ein Risiko darstellen, insbesondere wenn der Dienstleister nicht die erwartete Qualität liefert oder nicht in der Lage ist, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Lohnt sich Global Payroll Outsourcing für Unternehmen? Ob sich das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung lohnt, hängt stark von den spezifischen Anforderungen und der Größe des Unternehmens ab. Für große, inter- national tätige Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind, kann es sich durchaus lohnen, da die Komplexität und der Aufwand für die Einhaltung aller lokalen Vorschriften erheblich sind. Kleinere Unternehmen hingegen, die nur in einem oder wenigen Ländern tätig sind, könnten von den Einsparun- gen möglicherweise nicht in dem- selben Maße profitieren. Branchen, die inter- nationales Outsourcing häufig nutzen Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in vielen Branchen genutzt, insbesondere in solchen, die stark globalisiert sind und in mehreren Ländern operie- ren. Dazu gehören: Technologie- und IT-Branche: Diese Branche ist stark internationalisiert, und Unternehmen haben oft Mitar- beiter in verschiedenen Ländern. Fertigungs- und Produktionssek- tor: Multinationale Unternehmen in dieser Branche nutzen Outsourcing, um die Verwaltungskosten zu sen- ken und sich auf ihre Haupttätigkei- ten zu konzentrieren. Dienstleistungssektor: Insbeson- dere bei Unternehmen mit globalen Fazit Global Payroll Outsourcing bietet viele Vorteile, insbesondere für große, multinationale Unter- nehmen. Es kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen und Unternehmen ermöglichen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Gleichzeitig sind jedoch auch die potenziellen Risi- ken und Herausforderungen, die mit der Komplexität internationa- ler Regelungen und der Zusam- menarbeit mit Dienstleistern in anderen Ländern verbunden sind, nicht zu unterschätzen. Jedes Un- ternehmen sollte daher sorgfältig abwägen, ob sich dieser Schritt für die spezifischen Bedürfnisse und Strukturen lohnt. n Kunden und Niederlassungen, ist das Outsourcing der Lohn- und Ge- haltsabrechnung weit verbreitet. Janette Rosenberg Foto: tippapatt/stock.adobe.com

10 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 Lohnabrechnung Outsourcen: Lohnt sich das? Dünnes Eis. So fühlt sich die Entgeltabrechnung für viele Unternehmen an. Stän- dige gesetzliche Änderungen, ein Dschungel an Paragraphen – wer alles richtig machen möchte, benötigt eine gut ausgebildete Fachkraft. Diese zu finden, ist in Zeiten des Fachkräftemangels nicht immer leicht. Deswegen entscheiden sich vie- le Unternehmen für einen externen Lohndienstleister. Aber ist Outsourcing immer die beste Wahl? D ie Lohnabrechnung ist eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen und erfordert nicht nur Sorgfalt, sondern auch umfassendes Fachwissen. Während kleine Unternehmen oft mit einer überschaubaren Anzahl von Mitar- beitern zurechtkommen, stellt die Lohnabrechnung für wachsende und mittelständische Betriebe eine zunehmende Herausforderung dar. Unterschiedliche Vergütungsmodelle, Spezialfälle bei der Abrechnung und der Schutz sensibler Mitarbeiterda- ten sind beispielhafte Aspekte, die Betriebe beachten müssen und die sie gerne einmal ins Schwitzen bringen. Die Entscheidung, ob Betriebe diese wichtige Aufgabe in die Hände eines externen Dienstleisters legen, hängt von individuellen Faktoren ab. Die nachfolgende Checkliste soll dabei helfen, die beste Lösung für ein Un- ternehmen zu finden. m o c . e b o d a . k c o t s / y e a : o t o F Checkliste: Sollten Unternehmen die Lohnabrechnung outsourcen? Wann outsourcen? 1. Zeitersparnis • Betriebe verbringen mehr Zeit mit der Lohnabrechnung als mit anderen wichtigen Geschäftsaufgaben. • Die Personalabteilung ist überlastet. 2. Komplexität der Lohnabrechnung • Es gibt oft Änderungen in den Steuer- und Sozialversicherungs gesetzen. • Unternehmen haben viele unterschiedliche Arbeitsverträge und Vergütungsmodelle. 3. Kostenkontrolle • Die internen Kosten für Software, Schulungen und Personal sind hoch. • Betriebe haben Schwierigkeiten, die Ausgaben für die Lohnabrechnung zu budgetieren. 4. Sicherheit und Datenschutz • Es gibt Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. • Unternehmen haben keine ausreichenden Maßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten. 5. Spezialwissen • Betriebe verfügen nicht über das nötige Fachwissen im Bereich der Lohnabrechnung. • Experten, die stets über aktuelle Gesetzesänderungen informiert sind, fehlen. 6. Fehleranfälligkeit • Es passieren regelmäßig Fehler in der Lohnabrechnung. • Unternehmen erhalten häufige Beschwerden von Mitarbeitern bezüg- lich fehlerhafter Abrechnungen. 7. Skalierbarkeit • Das Unternehmen wächst schnell und die Verantwortlichen müssen die Lohnabrechnung entsprechend anpassen. • Unternehmen planen, neue Standorte zu eröffnen oder die Mitarbei- terzahl signifikant zu erhöhen.

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 OUTSOURCING 11 Wann nicht outsourcen? 1. Kontrollbedürfnis • Unternehmen möchten die volle Kontrolle über alle Prozesse der Lohn- abrechnung behalten. 2. Kostenbewusstsein • Betriebe haben bereits eine kosten effiziente interne Lösung für die Lohnabrechnung. • Die internen Kosten sind niedriger als die Gebühren eines externen Dienstleisters. 3. Datensicherheit und Vertrauen • Unternehmen vertrauen externen Anbietern nicht die sensiblen Daten ihrer Mitarbeiter an. • Unternehmen haben starke interne Maßnahmen zum Schutz von Daten und Informationen. 4. Firmenkultur • Die Lohnabrechnung ist eng mit der Unternehmenskultur verknüpft. • Unternehmen schätzen die direkte Kommunikation und das persönli- che Verhältnis zu ihren Mitarbeitern. 5. Flexibilität • Interne Prozesse erlauben Betrieben eine hohe Flexibilität in der Lohn- abrechnung. • Unternehmen können schnell und unkompliziert auf Änderungen und Anpassungen reagieren. Outsourcing: Ja bitte – dann aber richtig Ist die Entscheidung gefallen und Unternehmen möchten ihre Löh- ne auslagern, sollten sie folgende Schritte berücksichtigen: 1. Angebote einholen und verglei- chen: • Angebote von verschiedenen Dienstleistern einholen und hin- sichtlich Kosten, Leistungen und Servicequalität vergleichen. • Darauf achten, ob die Anbieter flexibel auf die spezifischen An- forderungen des Unternehmens eingehen können. 2. Referenzen und Bewertungen prüfen: • Mit anderen Unternehmen spre- chen, die ihre Lohnabrechnung ausgelagert haben, und deren Erfahrungen einholen. • Online-Bewertungen und Refe- renzen der potenziellen Dienst- leister prüfen. 6. Internes Wissen • Unternehmen verfügen über erfahrene Mitarbeiter und Experten im 3. Kosten-Nutzen-Analyse erstellen: • Die internen Kosten den Outsour- Bereich der Lohnabrechnung. • Die Personalabteilung ist gut geschult und bleibt stets auf dem neues- ten Stand der Gesetzgebung. cing-Kosten gegenüberstellen, einschließlich versteckter Kos- ten wie Schulungen oder Soft- ware-Updates. Foto: boophuket/stock.adobe.com

12 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 • Den potenziellen Nutzen durch Zeitersparnis, Fehlerreduktion und gesteigerte Effizienz bewer- ten. 4. Risiken abwägen: • Mögliche Risiken wie Daten- schutzprobleme oder Abhängig- keit von externen Dienstleistern analysieren. • Überlegen, wie diese Risiken minimiert werden können, z. B. durch klare vertragliche Regelun- gen und regelmäßige Audits. 5. Pilotphase einplanen: • Mit einem Testlauf oder einer Pilotphase beginnen, um die Zusammenarbeit mit dem Dienst- leister zu evaluieren. • Die Pilotphase nutzen, um interne Prozesse anzupassen und die Zu- sammenarbeit zu optimieren. 6. Mitarbeiter einbeziehen: • Transparent mit den Mitarbeitern über die Gründe und Vorteile des Outsourcings kommunizieren. • Die Personalabteilung in den Ent- scheidungsprozess einbeziehen, um deren Expertise und Bedenken zu berücksichtigen. Fazit Outsourcing oder Löhne selbst machen – beide Varianten bringen Vor- und Nachteile mit sich. Wich- tig ist, dass Unternehmen sich über die eigenen Wünsche und Begebenheiten im Klaren sind. Nur dann werden sie ihre Ent- scheidung solide treffen können und diese am Ende nicht bereuen. n Hannah Höschel m o c . e b o d a . k c o t s / g n i X r e K : o t o F

14 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 Mit zertifizierbarer Qualität SAP HCM Payroll Outsourcing Die Qualität der Arbeitsorganisation ist entscheidend, besonders bei der Ausla- gerung der Entgeltabrechnungen. Bei Qualitätsmängeln gibt es keinen direkten disziplinarischen Zugriff auf die handelnden Personen. Umso wichtiger sind daher die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und die kontinuierliche Überwachung der Dienstleistungsqualität. Mitarbeiter? Wie intensiv erfolgt ihre Weiterbildung? Erfahrung in der Branche kann Zertifikate oft übertreffen. Entgeltabrechnung ist kein Studienfach und auch kein Lehrberuf, daher sollte mindestens ein gut qualifizierter Mitarbeiter im Team vorhanden sein. Arbeitssituation: Arbeiten die Mitarbeiter in Großraumbüros oder in kleineren Büros? Sind sie einem Kunden zugeordnet und bearbeiten den gesamten Prozess, oder wird der Prozess in effiziente Teilaufgaben zerlegt? Eine ganz- heitliche Bearbeitung fördert die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Kunden und die Qualitätsorien- tierung. Betreuungsschlüssel: Die Anzahl der betreuten Abrechnungsfälle sollte in Bezug auf die Komplexität der Abrechnung betrachtet werden. Unterschiede bestehen zwischen gewerblichen und kaufmännischen Mitarbeitern, Rentnern und Akti- ven, Tarif- und Außer-Tarif-Mitar- beitern. V iele vor allen Dingen mittel- ständische Unternehmen ha- ben ihre Entgeltabrechnung outgesourct, aus unterschiedlichen Gründen. All diesen Situationen ist gemeinsam, dass für diesen Teil der Unternehmensbuchhaltung zwar die Verantwortung im Haus bleibt, die Durchführung aber von Unterneh- mensfremden erfolgt. Der fehlende disziplinarische Durchgriff kann zu Problemen führen. Sehr schnell ste- hen hier Überlegungen wie zum Bei- spiel „Einhaltung der Servicelevel“ im Vordergrund. Da runter liegendes Kernproblem: Wie misst man zuver- lässig Qualität in der Payroll? Analyse des Payroll-Prozesses Der Payroll-Prozess kann in zwei Bereiche unterteilt werden: die fachliche Sachbearbeitung und die technische Durchführung der Abrechnungsläufe sowie aller Folge- ver arbeitungen. Die Sachbearbei- tung wird von Menschen durchge- führt, die ihr Know-how und ihre Erfahrung einbringen. Daher ist es wichtig zu wissen, WER für die Entgelt abrechnung arbeitet. Kernfragen einer Qualitätsanalyse Qualifikation und Weiterbildung: Welche Qualifikationen haben die

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 OUTSOURCING 15 Qualitätssicherung: Ist ausreichend Zeit für die Qualitätssicherung der Eingaben eingeplant? Ein Puffer- tag sollte im Abrechnungskalender zwingend vorgesehen und eingehal- ten werden. Messbare Kriterien der Dienstleistungsqualität Physikalisch messbare Kriterien wie telefonische Erreichbarkeit, Reaktionszeit und Erledigungszeit für Aufgaben sind durch technische Möglichkeiten leichter messbar. Diese technischen Lösungen wer- den im Personalwesen zunehmend akzeptiert. Der Einsatz von Ser- vicedesk-Systemen und Em ployee- Self-Service-Portalen erleichtert die Messung und steigert die Akzep- tanz. Ungeeignete Qualitätskriterien Der Anteil falscher Abrechnungen ist kein geeignetes Kriterium. Eine genauere Definition von „falsch“ ist nötig. Betriebsprüfer der Fi- nanzbehörden und Sozialversiche- rungsträger sind die letzten Ins- tanzen der Qualitätssicherung. Im laufenden Prozess sollte „fachliche Fehlerfreiheit“ daran gemessen werden, ob Belege korrekt erfasst wurden. Die Anzahl der Rückrech- nungen ist ebenfalls ungeeignet, da Gründe dafür oft außerhalb der Kontrolle des Dienstleisters liegen. Zu spät eingereichte Belege oder rückwirkende Änderungen des Soft- wareherstellers können Rückrech- nungen auslösen. Fehlerprotokoll. Der Buchungsbeleg, wo häufig Fehler auftreten kön- nen, ist ein Beispiel. Fehler können durch fehlende Kostenstellen, neue Lohnarten oder andere Gründe entstehen. Eine gute Abrechnungs- organisation lässt den zeitlichen Spielraum, diesen Fehlern nachzu- gehen und sie in iterativen Abrech- nungsläufen zu beseitigen. Formale Fehlerfreiheit als Qualitätsmerkmal Besser für eine Messung geeignet ist die Qualität der programmseitigen Verarbeitung – die „formale Fehler- freiheit“. Ein leeres Fehlerprotokoll bedeutet, dass alle Personalstäm- me korrekt abgerechnet wurden. Fehlerprotokolle der Folgeverarbei- tungen wie Buchungsbelege oder Überweisungsläufe sind ebenfalls entscheidend. Eine gute Abrechnungsorganisation ermöglicht es, Fehler zu identifi- zieren, ihre Ursachen zu beseitigen und die Verarbeitungen vollständig durchzuführen. Nach einem ersten echten Abrechnungslauf werden alle Folgeverarbeitungen in Si- mulationsläufen gestartet – jede Verarbeitung mit einem eigenen Foto: ngstock/stock.adobe.com Standards zur Qualitätssicherung Zuverlässige Anbieter haben Ver- fahren entwickelt, die eine formale Fehlerfreiheit sicherstellen. Ein be- währter Standard sorgt dafür, dass die Abrechnungsprozesse nachvoll- ziehbar, vollständig und fehlerfrei durchgeführt werden. Potenzielle Verarbeitungsfehler werden durch eine Risiko-Matrix überwacht und durch entsprechende Handlungsan- weisungen adressiert. Diese Metho- de dient als Qualitätsmaßstab im Rahmen von Zertifizierungen. Letztlich geht es darum, die ord- nungsgemäße Buchführung nach den Kriterien Vollständigkeit, Zeitnähe, Korrektheit und Nach- vollziehbarkeit zu gewährleisten. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, ist auch die Zufriedenheit der Kunden gesichert. Weitere Aspekte der Qualitätskontrolle Über die fachliche und formale Fehlerfreiheit hinaus gibt es Sonder- anforderungen des internen Kon- trollsystems (IKS) mancher Kunden. Diese umfassen die Prüfung beson- derer Stichproben und Sachverhalte. Im Abrechnungsablauf sind entspre- chende Reportings vorgesehen, die zwischen den Abrechnungsläufen geprüft werden können. n Rainer Geiben, abresa GmbH

16 SERVICE LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 Europaweites Payroll-Outsourcing/ Name/Hersteller des Software-Produkts Anzahl Kunden Anzahl Nutzer Im Einsatz seit 1. Umfang BPO-Payroll-Dienstleistungen 1.1 Full-Service Entgeltabrechnung mit Sachbearbeitung – Funktionen (wie Zeiterfassung/-bewertung/-wirtschaft/-konten, operative Funktionen der Abrechnung, Erstellen von Meldungen, Bescheinigungungen für Behörden und Dritte etc.) 1.2 Part-Service Entgeltabrechnung ohne Sachbearbeitung 1.3 ASP-Service Entgeltabrechnung als Internet-Dienstleistung 1.4 Folgende Standardsoftwaresysteme werden im Bereich HR-BPO eingesetzt: PersAdmin Digitale Personalaktenführung Zeitwirtschaft/Arbeitszeitkonten Entgeltabrechnung Benefits Management Reisekostenabrechnung bAV-Abrechnung Archivierung ESS MSS Workflow Archivierung (DMS) 1.4.1 Softwaresysteme/-komponenten sind als integriertes System verfügbar. 1.5 Abrechnungsprozesse sind standardisiert und komplett in der Software enthalten. Wenn nein, individuelles Customizing 2. BPO-Payroll-Dienstleistungen sind ausschließlich für den Standort Deutschland konzipiert und ausgelegt. Wenn nein, Beschränkungen auf EU-Staaten/Nicht-EU-Staaten 3. Wir sind zertifiziert, nach ISO 9001:2015 SAS 70 Typ II SOX 4. Die vereinbarten Serviceleistungen (Service Level Agreements – SLA) werden komplett in Deutschland erbracht. Deutschland (komplett) EU-Staaten (Länderkennzeichen) Nicht-EU-Staaten (Länderkennzeichen) 5. Wie werden die Legal Requirements/Compliance sichergestellt? Fortsetzung nächste Seite SUMMIT IT CONSULT GmbH Frau Andrea Witte Rue de Wattrelos 23 52249 Eschweiler Tel.: 0 24 03/9 61 64-10 E-Mail: a.witte@summit-it-consult.de www.summit-it-consult.de HR Entgelt 1990 ✔ ✔ HR Manager/HR Entgelt HR Manager HR Zeit HR Entgelt HR Manager HR Entgelt HR Manager HR Manager/HR Zeit HR Manager HR Manager HR Manager ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ DS-GVO-Vereinbarungen, diverse Zertifikate wie: IDW PS 951, IDW PS 951 Typ II, Geprüfter Auftragsverarbeiter „AUDIT 28“, Software Hosted in Germany

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 SERVICE 17 Nearshoring 6. BPO-Payroll-Dienstleistungen für folgende europäische EU-Staaten/Nicht-EU-Staaten: EU-Staaten (Länderkennzeichen) Nicht-EU-Staaten (Länderkennzeichen) 6.1 Einsatz länderspezifische Zusatzkomponenten über – deutsche Standardsoftware – länderspezifische Softwaresysteme bzw. -komponenten – länderspezifische Sachbearbeitung und Betreuung vor Ort – zentrale Shared-Service-Center-Dienstleistungen in Deutschland Europa (Nearshoring) außereuropäischen Ländern (Offshoring) – zentrale Callcenter-Dienstleistungen in Deutschland Europa (Nearshoring) außereuropäischen Ländern (Offshoring) 6.2 Speicherung der Abrechnungsdaten auf einer zentralen Datenbank in Deutschland in einem europäischen Land außereuropäisch 6.3 In welchem Land wird die zentrale Datenbank gehostet? 7. Welche weiteren europäischen Länder sind für Payroll-Service-Leistungen als BPO-Angebot in Planung? 8. Wie werden Support und Hotline für Länderspezifikas gewährleistet? – zentral in Deutschland – jeweils vor Ort durch beauftragte Fremdfirmen – jeweils vor Ort mit eigenem lokalen Serviceteam/eigener lokalen Tochter gesellschaft – andere Lösung: 9. Wie lange beträgt die Mindestvertragsdauer? 10. Es sind Full-back-Optionen vorhanden. Falls nur für bestimmte Länder, welche? 11. Für alle Länder ist der Implementierungs-Support (Projektdurchführung) sichergestellt. Falls nur für bestimmte Länder, welche? 12. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? – kleiner als 1.000 Mitarbeiter – 1.000 bis 10.000 Mitarbeiter – größer als 10.000 Mitarbeiter 13. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? – unter 10 FTE – 11–50 FTE – 51–100 FTE – über 100 FTE 14. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? – Produktionsgewerbe – Dienstleistungsgewerbe – Chemie/Pharma – öffentlicher Dienst – Logistik und Transport – Telekommunikation – Metall/Elektro – Sonstige 15. Referenzkunden 16. Bemerkungen ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ D ✔ 36 Monate ✔ D ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Paul Bauder, expert, Baby Walz Wir liefern unseren Kunden eine für sie maßgeschneiderte Lösung aus einer Hand seit über 25 Jahren – von der Projek- tierung über die Umsetzung bis hin zum Support. Diese bieten wir unseren Kunden, sowohl als Outsourcing- als auch als Inhouse-Lösung, in den folgenden Bereichen an: • Entgeltabrechnung • Personalzeiterfassung • Personalmanagement • Recruiting • Reisekostenabrechnung

18 SERVICE LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung 1. Auftragsdatenverarbeitung nur als reine Rechnerleistung (RZ-Verarbeitung), Abrechnungsdaten und -programme werden kundenseitig bereitgestellt 2. Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) ohne Sachbearbeitung Einsatz von eigener Abrechnungssoftware (Individual-Software) Einsatz von Standard-Softwaresystemen (Bezeichnung/Hersteller der Software) Online-Lösung (Dialog oder Filetransfer) Batchverarbeitung zum Abrechnungstermin komplette EDV-Brutto-/Nettoabrechnung – Stammdatenverwaltung und -pflege (Personaldatendatei) – Zeitwirtschaftsdatenverw., -pflege/Arbeitszeitkonten/Wertguthaben – DEÜV-Meldewesen – Verwendung aller gängigen Tarifverträge – Reisekostenabrechnung – Baulohn – betriebliche Altersversorgung 3. Auftragsdatenverarbeitung im Full service inklusive Sachbearbeitungs funktionen und Betreuungsleistungen. Übernahme von … … Personalsachbearbeitung als externe Personalabteilung inkl. DPA … Bearbeitung transaktionaler Personalprozesse (z.B. Bescheinigungen) … Zeitwirtschaftsfunktionen inkl. Arbeitszeitkontenführung (Zeitwertkonten) … Verfahrenssystemsteuerung der Personal- u. Abrechnungssysteme … Archivfunktionen für Personalabteilung und Entgeltabrechnung … Alterseinkünftegesetz-Alternativen und Abrechnung der Modelle zur bAV … Auslandsabrechnung für Impatriates/Expatriates … Tätigkeiten der Personalbeschaffung/des Bewerbermanagements … Hotline-Tätigkeiten/Personalberatung Sonstiges 4. Wie viele Abrechnungen pro Monat werden von Ihnen durchgeführt? 5. Wo sind Ihre Delivery Center (Abwicklungszentren)? 6. Seit wann gibt es diese Center? 7. Inwieweit sind Sie in der Lage, Auslastungsspitzen abzudecken? Schwankungsbreiten im Verhältnis zum Auftragsvolumen 8. Wie werden die Auslastungsspitzen abgedeckt? – Flexibel einsetzbare eigene Mitarbeiter (Springer) – Zusätzliche Zeitarbeiter Im Fall von Auslastungsspitzen: Mit welchem Vorlauf sind monatliche Bedarfe an den BPO-Provider zu melden? 9. 10. Prüferzugriff auf Outsourcer nach GoBD – auf den digitalen Datenzugriff nach § 147 AO (GoBD) vorbereitet – Ein Testverfahren für die IDEA-Bereitstellungsdatei wurde durchgeführt – Es ist eine Zugriffsberechtigungsfunktion für den Prüfer eingerichtet 11. Welchen Status hat Ihr DEÜV-Zulassungsverfahren (nach ITSG-Standard)? 12. Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Auflagen des § 28 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten werden im Auftrag gem. DS-GVO erfüllt. Zertifizierung Ihrer Leistungen – Nach ISO 9001:2015 – Nach ISAE 3402 Typ II/SSAE 16 – Die Mitarbeiter sind alga-zertifiziert (zAR). – Sonstige Sie bieten eine ASP-Lösung (webbasiertes Outsourcing) an 13. 14. 15. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? 16. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? 17. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? 18. Referenzkunden abresa GmbH Herr Rainer Geiben Katharina-Paulus-Straße 8 65824 Schwalbach Tel.: 0 61 96/9 69 58-0 Fax: 0 61 96/9 69 58-1 17 E-Mail: info@abresa.de www.abresa.de Agenda Informationssysteme GmbH & Ko. KG Oberaustraße 14 83026 Rosenheim Tel.: 0 80 31/25 61-4 20 E-Mail: info@agenda-software.de www.agenda-software.de/lp/bpo Bremer Rechenzentrum GmbH Herr Stephan Flörke Universitätsallee 5 28359 Bremen Tel.: 04 21/2 01 52-34 E-Mail: stephan.floerke@brz.ag www.brz.ag SAP SFSF Employee Central Payroll/ SAP HCM PY/SAP SE Agenda PLUS Komplettsystem/ Agenda Informationssysteme GmbH BRZ-HR (Paisy)/ BRZ (ADP) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ QS-/Testunterstützung, Keyuser- Ausbildung, Prozess-Stabilisierung >20.000 ausschließlich D 2004 16–30 % ✔ ✔ unter/– 10 Arbeitstage ✔ ✔ ✔ & Co. KG ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 3.200 D 2011 16–30 % ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 200.000 D 1972 16–30 % ✔ 11 bis 20 Arbeitstage 11 bis 20 Arbeitstage ✔ ✔ ✔ Laufzeit bis auf Weiteres Laufzeit bis 30. Juni 2025 jährliche Verlängerung ✔ ✔ IDW PS 951 Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertgut haben - füh rung, bAV-Abrechnung 101 bis 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik und Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, Bank, Stahl, Bau auf Anfrage ✔ ITSG-Zertifikat ✔ ✔ IDW PS 880 Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/ Wertgut haben füh rung, bAV-Abrechnung, Personaladministration, Entgeltabrechnung, Archivverwaltung Archivverwaltung < 100 Mitarbeiter unter 10 FTE 101 bis 10.000 Mitarbeiter 51 bis 100 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik und Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, alle Branchen und Tarife (Ausnahme Baulohn) auf Anfrage

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2024 SERVICE 19 1. Auftragsdatenverarbeitung nur als reine Rechnerleistung (RZ-Verarbeitung), Abrechnungsdaten und -programme werden kundenseitig bereitgestellt 2. Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) ohne Sachbearbeitung Einsatz von eigener Abrechnungssoftware (Individual-Software) Einsatz von Standard-Softwaresystemen (Bezeichnung/Hersteller der Software) Online-Lösung (Dialog oder Filetransfer) Batchverarbeitung zum Abrechnungstermin komplette EDV-Brutto-/Nettoabrechnung – Stammdatenverwaltung und -pflege (Personaldatendatei) – Zeitwirtschaftsdatenverw., -pflege/Arbeitszeitkonten/Wertguthaben – DEÜV-Meldewesen – Verwendung aller gängigen Tarifverträge – Reisekostenabrechnung – Baulohn – betriebliche Altersversorgung 3. Auftragsdatenverarbeitung im Full service inklusive Sachbearbeitungs funktionen und Betreuungsleistungen. Übernahme von … … Personalsachbearbeitung als externe Personalabteilung inkl. DPA … Bearbeitung transaktionaler Personalprozesse (z.B. Bescheinigungen) … Zeitwirtschaftsfunktionen inkl. Arbeitszeitkontenführung (Zeitwertkonten) … Verfahrenssystemsteuerung der Personal- u. Abrechnungssysteme … Archivfunktionen für Personalabteilung und Entgeltabrechnung … Alterseinkünftegesetz-Alternativen und Abrechnung der Modelle zur bAV … Auslandsabrechnung für Impatriates/Expatriates … Tätigkeiten der Personalbeschaffung/des Bewerbermanagements … Hotline-Tätigkeiten/Personalberatung Sonstiges 4. Wie viele Abrechnungen pro Monat werden von Ihnen durchgeführt? 5. Wo sind Ihre Delivery Center (Abwicklungszentren)? 6. Seit wann gibt es diese Center? 7. Inwieweit sind Sie in der Lage, Auslastungsspitzen abzudecken? Schwankungsbreiten im Verhältnis zum Auftragsvolumen 8. Wie werden die Auslastungsspitzen abgedeckt? – Flexibel einsetzbare eigene Mitarbeiter (Springer) – Zusätzliche Zeitarbeiter Im Fall von Auslastungsspitzen: Mit welchem Vorlauf sind monatliche Bedarfe an den BPO-Provider zu melden? 9. 10. Prüferzugriff auf Outsourcer nach GoBD – auf den digitalen Datenzugriff nach § 147 AO (GoBD) vorbereitet – Ein Testverfahren für die IDEA-Bereitstellungsdatei wurde durchgeführt – Es ist eine Zugriffsberechtigungsfunktion für den Prüfer eingerichtet 11. Welchen Status hat Ihr DEÜV-Zulassungsverfahren (nach ITSG-Standard)? 12. Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Auflagen des § 28 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten werden im Auftrag gem. DS-GVO erfüllt. Zertifizierung Ihrer Leistungen – Nach ISO 9001:2015 – Nach ISAE 3402 Typ II/SSAE 16 – Die Mitarbeiter sind alga-zertifiziert (zAR). – Sonstige Sie bieten eine ASP-Lösung (webbasiertes Outsourcing) an 13. 14. 15. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? 16. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? 17. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? 18. Referenzkunden OEDIV HR Services GmbH Herr Lars Günzel Kurzes Geländ 14 86156 Augsburg Tel.: 05 21/2 60 50-1 70 E-Mail: lars.guenzel@oedivhrs.de www.oedivhrs.de Peras GmbH Herr Clemens Hennige Dieselstraße 5 76227 Karlsruhe Tel.: 07 21/62 73 78-7 00 E-Mail: vertrieb@peras.de www.peras.de ✔ PAISY, SAP HCM, LOGA/ ADP, SAP, P&I SAP HCM, LogaHR/ SAP, P&I ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 277.000 D 1984 16–30 % ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ mehr als 210.000 D 1980 16–30 % ✔ ✔ unter 10 Arbeitstage 1 bis 2 Monate ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ jährlich neu jährlich neu ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Schulungen auf den Softwareprodukten, jährliche Schulung der Mitarbeiter IDW PS 951 Typ 2 Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, Reisekostenabrechnung 101 bis über 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik und Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro Reisekostenabrechnung 101 bis 1.000 Mitarbeiter unter 10 FTE branchenneutral gern auf Anfrage gern auf Anfrage